Bỏ túi bí quyết để có kế hoạch tổ chức sự kiện tuyệt vời

Muốn tổ chức thành công một sự kiện, việc đầu tiên phải làm chính là xây dựng một kế hoạch chi tiết và cụ thểBản kế hoạch luôn chiếm một vai trò lớn lao trong sự thành bại của sự kiện



70% của sự thành công của sự kiện đến từ bản kế hoạchDưới đây là cách xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện cho các bạn sau hơn 10 năm hoạt động mà Đại Lâm xin được phép chia sẻ


1.     Định hình loại sự kiện và mục đích của sự kiện


Việc đầu tiên bạn phải làm là xác định loại sự kiện mà bạn muốn tổ chức: Lễ khánh thành, hội nghị-hội thảo,..Định hình loại sự kiện giúp bạn dễ dàng xác nhận những mục nào cần thực hiện, mục nào có thể bỏ bớt đi để tránh sự dông dài cho sự kiện cũng như tiêu tốn phí vô ích


Công việc quan trọng tiếp theo quyết định độ chính xác của bản mẫu kế hoạch bạn sắp xây dựng chính là xác định mục đích và mục tiêu của sự kiệnMục đích bạn xác định: Tri ân khách hàng tin tưởng sử dụng dịch vụ công ty bạn thời gian qua.


2. Những ai là đối tượng của sự kiện?


Đây là bước rất quan trọng, là cơ sở để xây dựng kế hoạch cho sự kiện.Trong một vài sự kiện mang tính xã hội, để thu hút thêm nhiều người chú ý tới sự kiện thì các chương trình giải trí cũng được thêm vào.


Đối tượng thứ hai của sự kiện chính là nhóm đối tượng tham dự: Bao gồm khách mời chính của sự kiện, những khách qua đường muốn ghé  thăm.Để chắc chắn về số lượng khách sẽ tham dự, trước một tuần hãy gửi thư mời cho khách và trước hai ngày diễn ra sự kiện hãy gọi điện xác nhận xem phản hồi của khách hàng để chốt số lượng khách sẽ tham gia.


3.       Thông điệp cần đạt được của sự kiện là gì?


Hơn nữa thông điệp truyền thông sẽ là thứ theo sản phẩm/dịch vụ/công ty/cửa hàng đến suốt vòng đời cuối cùng của nó


4.       Sự kiện sẽ được tổ chức bao giờ và ở đâu?


Sau khi xác định được thông điệp của sự kiện, bạn cần xác định thời gian và địa điểm tổ chức sự kiệnMọi việc được xác định càng sớm thì càng có lợi cho việc xây dựng kế hoạch truyền thông cho sự kiện bởi thời gian và địa điểm sẽ được ghi vào trong thư  mời để gửi đến cho khách mời tham dự sự kiện


5.    Lên chương trình tổ chức sự kiện


Bạn nên xây dựng một khung chương trình tổ chức sự kiện sẵn, nên làm chi tiết và thật tỉ mỉ.Lên kế hoạch viết kịch bản , làm ý tưởng chủ đề, lời dẫn MC, mẫu thiết kế sân khấu, thiệp mời…


6.     Kế hoạch truyền thông cho sự kiện


Do đó cần có kế hoạch truyền thông cụ thể để tận dụng tối đa lợi ích mà truyền thông mang lại .



Dưới đây là một vài lưu ý hữu ích cho bạn.


-Xác định phương pháp sẽ được sử dụng để công bố công khai các sự kiện hoặc hoạt động sử dụng để tuyên truyền cho sự kiện.


-Xác định người chịu trách nhiệm thực hiện phương pháp tổ chức sự kiện: Ai sẽ là người phát tờ rơi, phát ngôn trước báo chí, phương tiện truyền thông,..


-Các thông tin của sự kiện khi công khai cần phải có sự chọn lọc.


– Quyết định người chịu trách nhiệm phổ biến các loại thông tin của sự kiện hay hoạt động.


  – Xác định phương pháp giao tiếp kết nối cho người trong tổ chức để sự kiện được tổ chức trơn chu.


7. Ngân sách cho sự kiện


Đối với tổ chức sự kiện, dự trù ngân sách luôn đóng vai trò quan trọng.Khảo sát giá cả thực tế giúp bạn dự trù kinh phí tốt nhất.Ngoài ra để tích lũy thêm kinh nghiệm bạn nên đánh giá hiệu quả trước và sau khi thực hiện, điều này giúp ích rất nhiều cho bạn trong các sự kiện tiếp theo.

Leave a Reply